Boekhouding voor zelfstandigen, wat moet ik zeker weten?

• Als vennootschap ben ik verplicht om een dubbele boekhouding bij te houden en een boekhouder te hebben.
• Als eenmanszaak heb ik deze verplichtingen niet. Ik kan zelf mijn boekhouding bijhouden maar deze keuze zal afhangen van mijn kennis en van de tijd die ik hieraan wil  (en kan) wijden.

Samenwerken met een boekhouder is niet nutteloos, integendeel! Ik beslis welke diensten ik aan mijn boekhouder overlaat en welke ik zelf wil doen.

Afhankelijk van mijn noden kan mijn boekhouder:

• Me helpen bij het opstellen van een financieel plan.
• Mijn boekhouding deels of volledig bijhouden.
• Mijn belastingaangiften en/of TVA-aangiften doen.
• Mijn balans opmaken en de jaarrekeningen van mijn zaak neerleggen.
• Me adviseren op juridisch, fiscaal en financieel vlak, zowel voor als na de opstart van mijn zaak.
• Me op de hoogte houden van nieuwe wetgevingen.

Hoe kies ik mijn boekhouder ?

1. Ik stel mezelf eerst de volgende vragen:
   • Wil ik slechts een deel van mijn administratie uit handen geven of wil ik dat mijn boekhouder mijn volledige boekhouding bijhoudt?
   • Verwacht ik persoonlijk en proactief advies van mijn boekhouder?
   • Moet mijn boekhouder de sector waarin ik mijn zaak run goed kennen?
   • Welk budget wil ik aan een boekhouder spenderen?
2. Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen kies ik een boekhouder, rekening houdend met mijn noden, mijn verwachtingen en mijn budget. Een vertrouwensrelatie en een goede verstandhouding met mijn boekhouder zijn heel belangrijk. Ik kan eventueel advies vragen in mijn omgeving of bij andere zelfstandigen bij het kiezen van de juiste boekhouder.
3. Mijn boekhouder moet in ieder geval goedgekeurd zijn door de ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants). Ik kan dit nakijken op de website www.itaa.be.

Als zelfstandige moet ik:

• Indien ik btw-plichtig ben, maandelijks of driemaandelijks een btw-aangifte doen via Intervat.
• Indien eenmanszaak, jaarlijks mijn aangifte voor de personenbelasting voor de eenmanszaak (deel 2) doen via MyMinfin.
• Indien vennootschap, jaarlijks mijn aangifte vennootschapsbelasting doen via Biztax.
• Indien vennootschap, jaarlijks mijn jaarrekeningen neerleggen bij de Nationale Bank van België.
• Jaarlijks een inventaris opmaken van mijn goederen in voorraad.
• Jaarlijks de lijst van mijn btw-plichtige klanten opmaken en doorgeven via Intervat.
• Maandelijks of driemaandelijks de lijst van intracommunautaire transacties opmaken en doorgeven via Intervat.
• Alle boekhoudkundige documenten en bewijsstukken gedurende 7 jaar bewaren.

Ook wanneer ik mijn boekhouder vertrouw is het belangrijk dat ik mijn boekhouding begrijp om de beste beslissingen te nemen voor mijn zaak. Op het eerste zicht lijkt boekhouding ingewikkeld, maar het is eigenlijk minder complex dan men zou denken.

Enkelvoudige of dubbele boekhouding?

Als ik zaakvoerder ben van een kleine onderneming kan ik kiezen tussen een vereenvoudigde boekhouding of een dubbele boekhouding. Ik heb een kleine onderneming indien ik een eenmanszaak heb of een vennootschap onder firma of een commanditaire vennootschap, en indien mijn omzet van het afgelopen boekjaar niet hoger is dan € 500 000.

In alle andere gevallen ben ik wettelijk verplicht om een dubbele boekhouding bij te houden.

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan een dubbele boekhouding. Het geeft me onder andere een gedetailleerd beeld van de stand van zaken van mijn bedrijf en de mogelijkheid om de financiële gezondheid doorheen de jaren te vergelijken. De dubbele boekhouding is op die manier een compleet en handig middel om mijn zaak te runnen. Dankzij de huidig bestaande boekhoudsoftware is een dubbele boekhouding bijhouden niet zwaarder dan een enkelvoudige boekhouding, in tegenstelling tot vroeger.

De boekhouding houdt alle geldstromen van een bedrijf bij: aankoop, verkoop, betalingen, enz.

Bij een enkelvoudige boekhouding zijn alle geldstromen vastgelegd in dagboeken:

• De aankopen in een aankoopboek.
• De verkopen in een verkoopboek.
• De banktransacties of contante transacties in een financieel dagboek (bankboek en kasboek).
• Een inventarisboek moet minstens één keer per jaar worden opgemaakt om een zicht te krijgen op de voorraad.

Op basis van deze dagboeken kunnen de jaarrekeningen opgemaakt worden. Het neerleggen en publiceren van deze jaarrekeningen is niet verplicht.

Bij een dubbele boekhouding:

• Alle geldstromen van de zaak worden ook in een grootboek bijgehouden. Elke ontvangst of betaling is gekoppeld aan een transactie. Het grootboek bevat dus de debet- en creditbewegingen die elkaar in balans moeten brengen voor een evenwichtige boekhouding.
• Het inventarisboek is ook een boekhoudkundige verplichting en moet minstens één keer per jaar worden opgesteld.

Op basis van deze twee boeken worden de jaarrekeningen opgesteld, die bestaan uit:

• De balans die een momentopname biedt van de financiële situatie van mijn zaak.
• De resultatenrekening die een volledig zicht biedt op de inkomsten en uitgaven van het betrokken boekjaar. Dit wordt ook de winst-en verliesrekening genoemd.
• De toelichting die aanvullende informatie biedt om de balans en de resultatenrekening beter te begrijpen.

De jaarrekeningen zijn heel nuttig omdat ze de mogelijkheid bieden om de volgende fundamentele vragen te beantwoorden:

• Wat bezit mijn bedrijf? Dit wordt activa genoemd.
• Hoeveel geld is mijn zaak verschuldigd? Dit wordt passiva genoemd.
• Hoeveel omzet of verlies werd er gemaakt in het betrokken boekjaar? Dit wordt de balans genoemd.

Op basis van de jaarrekening kan ik een analyse maken van:

• De financiële stand van zaken van mijn bedrijf (is mijn zaak gezond, zijn er niet te veel schulden?).
• De beschikbare voorraad (in hoeveel tijd wordt de voorraad vernieuwd, zijn er niet te veel producten in voorraad?).
• De betalingstermijn die aan klanten wordt toegekend (is de termijn te lang?), enz.

Het neerleggen en publiceren van de jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België is verplicht voor de meeste commerciële vennootschappen. Voor de eenmanszaken en bedrijven waarvan de partners onbeperkt aansprakelijk zijn is dit niet verplicht.

Goed om te weten

microStart is een partner van Accountable. De applicatie vereenvoudigt het bijhouden van mijn boekhouding, of ik nu beslis om met een boekhouder samen te werken of niet. De door microStart gefinancierde ondernemers kunnen de PRO-versie van de applicatie een maand gratis gebruiken (meer informatie).